(福祉)愛EYEプロジェクト


メールの基礎知識

1.始めに
メールと言うのは、インターネット回線を使ってメッセージを送ることができるプログラムのことです。メール本文と一緒に、パソコンで作った写真や音声などのデータも送ることもできます。
日本国内はもちろんのこと、遠く離れた海外にも一瞬にして届きます。しかも、その送信料金は、遠いからと言って、高くなるわけではありません。インターネット回線使用料だけなのです。
自分の都合のよい時に送って、自分の都合のよいときにメールをパソコンに取り込んで読みます。携帯電話のメールでは、送った途端にベルがなってメール受信したことを教えますが、パソコンのメールは、自分でメール受信作業をしないと読めません。これが不便なようであり、便利なようでもあります。
2.メールのマナー
メールを書くときには、いくつかの約束があります。
  • 送信者が誰なのか名乗りましょう
    誰から来たメールなのかわからない、というのはとても困ります。
    メール本文の最初に自分の名前「○○です」と簡単に名乗りましょう。
    また、文頭に「誰々様」とか「誰々さんへ」と相手の名前を入れても良いでしょう。
  • 丁寧すぎるあいさつ文は必要ありません
    メールに手紙のような「頭語と結語」や「時候の挨拶」は、必要ありません。「拝啓」「敬具」や「早春の候、皆様にはますますご清栄のことと」といった定型句は、むしろ使わない方がメールのマナーとなっています。書き出しの挨拶は、「こんにちは」や「いつもお世話になっています」程度でかまいません。
  • 書式設定をする必要はありません
    自分の名前や日付をメールの本文中の右端に配置したいとか、題名を中央に配置したい、と考える必要はありません。
    テキスト形式のメールでは、それぞれのパソコンによって、1行の文字数がマチマチです。せっかく、右端に配置したつもりでも、パソコンによっては、次の行に行ってしまうことがあり、場合によっては大変読みにくいものになってしまう恐れがあります。
  • 改行について
    メールの本文では、句点「。」をつけたところで、改行してみてください。
    また、段落を変えたいときは、改行のみの空白行を入れてください。
    一度、PC-Talkerで読み直してみて、熟語の途中で改行が入っていると読みが変になっていることがあります。そんな時は、熟語の前で改行を入れるようにしてみてください。
  • 急な返信要求はしないでください
    メールを読んだら早めに返信をすることは望ましいことです。しかし、忙しい昨今、誰もが 毎日メールをチェックしている訳ではありません。
    「至急」「明日中に」など、短い期間を指定するのは自分勝手となります。早急に 連絡をとりたいのならば、メールではなく電話を使いましょう。電話番号を知らない相手でしたらば、気長に返事を待ちましょう。
  • 署名について
    お友達のメールの本文末尾には、毎回決まったように自分の名前とメールアドレスが書いてある…、というようなことに気がつきませんでしたか?
    あれは、毎回一つ一つ書いているわけではないのです。メールの署名として登録してある物を本文の最後につけているだけなのです。
    本文の末尾には、あなたの名前とメールアドレスがわかる署名をいれましょう。
    ただし、署名に自分の住所や電話番号を入れるのは、危険な場合があります。ネットで知り合った見知らぬ相手に悪用され恐れがあるからです。
    送る人によって、いくつかの署名を使い分けると良いでしょう。
  • 題名(件名)について
    世の中には、1日に大量のメールをやり取りする人もいらっしゃいます。そんな方々のために、題名(件名)は、できるだけ簡潔で 内容がわかりやすいものをつけましょう。
    例えば、役員会の案内メールに「久しぶり」や「会員の皆さんへ」ではわかりません。「役員会の開催について」といったような内容がわかる題名がいいでしょう。
    また、題名がついていないメールは、一番困ります。必ずつけましょう。
  • 他所に送ってはいけないメール
    これは、チェーンメールと呼ばれるメールで「このメールを10人の人に送ってください」などといった内容が書かれています。むかし、郵便で流行った「幸福の手紙」や「不幸の手紙」のメール版です。
    中には善意に満ちた内容である場合もあります。ウイルス情報やテレビ番組の実験のために、ということで回ってくることがあります。
    しかし、内容に「何人以上の人に」とか「できるだけ大勢に送って欲しい」とある場合は、チェーンメールになります。こういったメールを他の人にも送ることは、重大なマナー違反になります。
    さらに、絶対に転送してはいけないのがウイルスメールです。送り主や意味のわからないメールが届き「こんなメールが届いたのですが、何のメールでしょう?」といって友達にそのままメールを転送するのも厳禁です。そのメールに ウィルスが含まれていた場合、友達にも 迷惑をかけることになりかねません。面白半分にウィルスメールと知りながら送る、といった冗談にも通用しない行為は、ルール違反以前の問題です。
  • 添付ファイルについて
    メールソフトは、文字だけでなく、パソコンで作ったデータも送ることができます。こういったメールに付いているデータのことを添付ファイルと言います。
    ただし、あまりに大きな容量のファイルは添付しない方が無難です。PC-Talkerでは、ファイルを添付する際に、サイズを音声ガイドしてくれます。自分自身が、高速回線であると大容量のファイルを送ってもさほど気にならないことでしょう。しかし、相手側の環境はいろいろです。
    高速回線使用者ですと、数百KBでも比較的平気ですが、ダイヤルアップ接続の場合では、100KBが限度のようです。ダイヤルアップ接続の相手に大きなファイルを送ると、受けるための通話時間が数十分間と長くなり、通話料金もかさんで、大変な迷惑をかけてしまいます。1MB以上のものは、爆弾メールと言われてしまいますし、あまりに大きなファイルである場合は、プロバイダで受信を拒否することもあります。
    どうしても送らなければいけないファイルなら、ファイルを圧縮し サイズを小さくします。しかし、相手が解凍できないと圧縮は使えません。
    添付ファイルを送る際は、このデータ容量の大きさに注意してください。相手側の環境が定かでない場合は、容量の大きいファイルを添付して送らないようにしましょう。
  • 著作権について
    メールに書かれているメッセージも「著作権法」により保護されています。いただいたメールの内容は、勝手に他所様に公開できません。
    他所のメーリングリストやホームページで紹介するという場合は、事前に送信者の確認を取りましょう。
3.メールで使えない文字
  • 半角カタカナ
    メールでは、半角カタカナが使えません。しかし、メールソフトによっては、半角カタカナを使うと警告メッセージが出て自動的に修正してくれるものもあります。
  • 海外へ送る場合
    海外へ送るメールには、日本語を使わないでください。海外では、英語しか使いませんので、日本語表記の文章は、送信しても文字化けしてしまうようです。相手が日本語表記できるパソコンを持っていてもインターネットを渡っていく途中でおかしくなってしまうこともあります。直接入力のアルファベットで書いてください。英語では、難しい場合は、日本語をローマ字表記するとよいでしょう。
    なお、全角アルファベットは、日本語表記と同じ扱いになりますので使わないでください。
  • 機種依存文字
    機種依存文字とは、パソコンやOSが変わると正しく表示できない文字のことを言います。携帯電話など、メールの相手がWindowsパソコン以外だと、文字化けする可能性があります。文字化けすると、違う文字になり相手に内容が伝わりません。
    例えば、次の文字は、Windowsの機種依存文字です。使わないようにしましょう。(※機種依存文字を画像にして表示しています)
囲み数字 マルイチ、マルニ、マルサン、マルヨン、マルゴ、マルロク、マルナナ、マルハチ、マルキュウ、マルジュウ、マルジュウイチ、マルジュウニ、マルジュウサン、マルジュウヨン、マルジュウゴ、マルジュウロク、マルジュウナナ、マルジュウハチ、マルジュウキュウ、マルニジュウ
囲み文字 マルウエ、マルナカ、マルシタ、マルヒダリ、マルミギ
ギリシャ数字 ワン、ツー、スリー、フォー、ファイブ、シックス、セブン、エイツ、ナイン、テン
単位記号 ミリメートル、センチメートル、キロメートル、ミリグラム、キログラム、シーシー、ヘイホウメートルカナミリ、カナキロ、カナセンチ、カナメートル、カナグラム、カナトン、カナアール、カナヘクタール、カナリットル、カナワット、カナカロリー、カナドル、カナセント、カナパーセント、カナミリバール、カナページ
省略文字 ナンバー、ケイケイ、テレフォン、カッコカブ、カッコユウゲン、カッコダイヒョウ
年号 メイジ、タイショウ、ショウワ、ヘイセイ

なお、次の文字は、機種依存文字ではないので使えます。
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4.予備知識
  • メールの形式について
    メールには、「テキスト形式」と「HTML形式」という2種類の形式があります。
    テキスト形式とは、文字通り、テキスト(文字)のみで構成されたメールで、伝えたいことを言葉のみで伝えるための手段です。それに対してHTML形式とは、ホームページのように、文字の修飾や色、画像の貼り付けなどが可能なメールの形式で、メールを視覚的に飾って表現することが可能です。
    一見、それならHTML形式の方が受け取った人に喜んでもらえるように思えます。しかし、HTML形式は、受け取った人が、HTML形式に対応しているメールソフトを使っていないと、視覚的な飾りが表示できません。そればかりか、最近はメールの手段がパソコンだけではなく、携帯電話など、いろいろな環境でメールのやりとりが行われています。こういった環境の人にHTML形式のメールを送ると、文字化けを起こし内容が読めない可能性があります。一般的にメールとは、言葉でのみで伝える手段でありテキスト形式が主流です。
    なお、愛EYEプロジェクトで推奨しているメールソフトのMMメールやマイメール2は、テキスト形式のメールしか送れないようになっています。
    また、受け取ったメールもテキスト形式のみを表示します。
    MMメールやマイメール2で、HTML形式を受け取ると、添付ファイル(拡張子.html)となります。
  • 同報メールについて
    メールは、1通で1人にしか送れないというわけではありません。
    1通で複数の人にも送れるのです。こういった一度に複数の人に送信するメールの事を同報メールと言います。宛先に複数のアドレスを記載して送れば、1通を複数の人に送ることができます。

    また、アドレス記入欄には、3種類あります。宛先とかTOと書かれた欄、そして、CC欄とBCC欄です。宛先には、メールを送りたい相手のメールアドレスを入力します。
    では、CC欄とBCC欄とは、何でしょう?
    TOは、宛先、正当な受取人になります。それに対してCCやBCCは、「一応、念のために送ります」と言う意味になります。「CC」と言うのは、Carbon Copyの略で、BCCは、Blind Carbon Copyの略です。

    仮に、Aさん,Bさん,Cさんの3人に同報メールを送るとしましょう。
    AさんのアドレスをTOに、BさんのアドレスをBCCに、CさんのアドレスをCCに書きました。AさんにはCCでCさんにも届いていることが分かります。Cさんには、AさんにもTOで届いていることが分かります。Bさんには、AさんにTOで、CさんにCCで届いていることが分かります。
    つまり、AさんとCさんには、BCCでBさんに届いていることが分からないのです。
    BCCは、Blind Carbon Copyの略だということは先ほどご説明しました。Blindというのは「見えない」という意味なので、BCCに記載されているアドレスは、TOやCCで届いた人には見えない、つまり、分からないのです。

    TOは、正当な受取人、CCやBCCは、念のために読んでおいて欲しい人宛。そして、BCCは、宛先を秘密にして複数の人に送りたい時に使います。

    また、メールソフトによっては、「Reply To」欄もあります。ここには、自分のメールアドレスを記載するのですが、送信する時のメールアドレスとその返事をもらいたいメールアドレスとを別にしたい時に記入します。
  • ウイルスメールについて
    添付ファイルには、ウイルスが潜んでいる場合があります。
    特に見知らぬ相手から届いた添付ファイルは、十分注意が必要です。
    また、最近では、メールアドレスを詐称して、知っている人かのように見せかけることもあります。
    あなたのパソコンにウイルスが感染すると、パソコンが破壊されたり、気がつかないうちに他人にパソコンの中を覗かれていたり、パソコンを遠隔操作されたりすることがあります。
    愛EYEプロジェクトで推奨しているメールソフトのMMメールやマイメール2を使っている場合、メールの本文を見ただけでは、感染しません。
    ウィルスの多くは、添付ファイルに含まれています。
    よって、ウィルスに感染する危険性が高いのは、受信した添付ファイルを開いてしまった場合です。
    たとえ 興味のある題名であっても送り主が不明であったり、知っている人から(日本人)であっても内容が英文である場合は、不用意に添付ファイルを開いたり保存したりしないでください。
    そうやって注意することでウィルスに感染する危険性は、かなり激減します。
  • 「Mailer-Daemon」で始まるメールアドレスより届くメール
    このメールアドレスより英文のメールが届くことがあります。メールの内容は、すべて英文で書かれていますし、添付ファイルも付いています。
    「ウイルスメール?」と思われるかもしれませんが、大丈夫です。これは、あなたの送ったメールが相手に届かなかったことの連絡メールです。相手のプロバイダが停止状態でメールを受け付けないこともありますが、ほとんどは、あなたが相手のメールアドレスを間違えて送った場合に届きます。送ったメールが 相手に届いていないので、あて先の間違いを修正し、もう一度、送り直してみてください。
    ただ、「Mailer-Daemon」のフリをしたウィルスメールも横行しています。送った覚えがないのにこのメールが届いたような場合は、このメールは即削除したほうがよいでしょう。
  • メーリングリストとは
    メールを使って大勢の人とコミュニケーションすることのできる仕組みです。略して MLと呼ばれています。
    メーリングリストは、決まったメールアドレスにメールを送ると、あらかじめ登録されている人全員に届けられます。そして、メーリングリストのメールに返事をすればそのメールも登録されている人全員に送られます。これを繰り返し、メールを使った会話が登録者の全員に公開されながら進められていきます。
  • メールマガジンとは
    メールで送られてくる新聞や雑誌のことです。好みのメールマガジンの購読を申込めば、配達される新聞のように、あなたのメールアドレスにメールマガジンが定期的に届きます。
    メールマガジンのジャンルは多彩で、ニュースやエンターテイメント系の情報、ビジネス情報など、とにかく ありとあらゆるマガジンが 創刊されています。有料のメールマガジンもありますが、嬉しいことに ほとんどが無料で購読できます。
    購読の申込みは、ほとんどの場合、いろんなマガジンを紹介し 配信してくれる、書店のようなホームページから行います。

参考:高知システム開発 MymailⅡ 付録1 メールの基礎知識

2004年3月22日 掲載
2005年7月26日 改定


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